Самый распространенный вариант – папки просто лежат в кабинете бухгалтера или кадровика. Времени на сортировку, упаковку и утилизацию устаревших документов конечно не хватает. К тому же логика хранения у каждого сотрудника разная. Поэтому, когда тот, кто хоть как-то отвечал за работу с архивом, уходит в декрет, отпуск или заболел, найти нужный листок становится практически невозможно.

Несмотря на активный переход бизнес-сообщества на электронный документооборот, невозможно отказаться от хранения важных документов на бумаге. Особенно тех, которые касаются сделок с контрагентами. А с чем же еще идти доказывать свою правоту, если операциями заинтересуется банк или налоговая, или компания вдруг решит судиться? В том же архиве хранится весь путь взаимодействия компании с сотрудниками: все кадровые документы и личные дела.

Сроки хранения документов разные от временного (три года) до постоянного, значит они должны остаться в целости и сохранности в течение всего времени жизнедеятельности компании.

Уничтожить архив нельзя (статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает штрафы) – такой способ оптимизации процесса архивирования не подходит.

Дадим несколько советов, как разобраться с бумажным фондом:

1.     Разделите документы по видам хозяйственной операции (поступление, реализация, акт сверки, авансовый отчет и т.д.).

2.     Каждый вид документации необходимо разложить по периодам (1 квартал, 1 полугодие, год), укладывая по дате документа.

3.     Разложенные по периодам документы нужно проверить на правильность оформления (ставка НДС, оригинал, наличие подписи и печати обеих сторон сделки).

4.     Все копии документов не подлежат хранению, если есть оригинал документа. Копии необходимо выбрать в отдельную стопку бумаг (не выбрасывайте бумагу в урну, не засоряйте природу и берегите ресурсы).

5.     Не нужно архивировать и вторые экземпляры, их ждут ваши контрагенты. Такие документы в обязательном порядке нужно отправить по почте, передав их в канцелярскую службу вашей компании.

6.     Все экземпляры документов, которые оформлены неверно, также не архивируются до тех пор, пока не будут оформлены правильно:

если не хватает подписи или печати контрагента – направить документы для постановки недостающих реквизитов,
если не хватает подписи или печати вашей компании – передать секретарю для постановки подписи и печати,
если неверно указана ставка НДС (ориентируемся на дату, когда ставка поменялась, с 1 января 2019 года не 18%, а 20%) – сообщить об ошибке и заменить документ на верный.

7. Определитесь со сроками хранения – возможно есть «просроченные» документы.

Где найти информацию по срокам:

часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
часть 3 статьи 6 и части 1 и 1.1 статьи 23 данного ФЗ
ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

8. Пока вы ожидаете документы от контрагентов, упакуйте в архивный короб те бумаги, которые придется хранить – так они будут защищены от лучей солнца и будут занимать меньше места на полке. (!) Упаковывайте короб аккуратно, но до полноты. Короб не должен быть наполовину пуст или полон, и не должен выглядеть так, будто он сейчас взорвётся от напряжения, потому что документы не помещаются в нём. Обязательно поставьте пометку о том, что это за вид операции, какой период документов можно найти в этом коробе. Уберите на полку по периодам, чтобы выстроилась прозрачная логика сортировки – от старых к новым.

9. Документы, которые больше не подлежат хранению, можно уничтожить. Но не просто выкинув их на свалку, потому что:

Вы сознательный человек и не засоряете природу,
Не хотите разглашения конфиденциальности,
Не хотите уничтожить что-то «случайно» и вам нужны сопроводительные документы.

С чем мы можем помочь:

освободить свои площади от бумажной документации
организовать цифровой архив
профессионально уничтожить устаревшие документы
искать и своевременно предоставлять их на запросы проверяющих органов
не нарушать законодательные сроки хранения