Чтобы выстроить систему охраны труда, специалисту необязательно постоянно находиться на территории компании. Значительную часть задач можно решать удаленно: анализировать документы, проводить интервью с ответственными сотрудниками, проверять процессы, контролировать устранение рисков и разбирать инциденты.

Однако вокруг дистанционного формата до сих пор много сомнений. Одни руководители считают, что без выезда невозможно увидеть реальную ситуацию. Другие опасаются получить пакет типовых документов, который формально существует, но к работе компании отношения почти не имеет.

Разберем пять распространенных мифов об удаленном аутсорсинге охраны труда и посмотрим, как на самом деле устроена такая работа.

Миф № 1. Без выезда невозможно понять, что происходит на объекте

Первое и, пожалуй, самое очевидное возражение звучит так: специалист должен лично приехать на предприятие, иначе он не увидит реальных условий труда.

Но физическое присутствие само по себе еще не гарантирует качественную диагностику. За несколько часов на объекте можно увидеть лишь отдельный фрагмент происходящего. Особенно если сотрудники заранее знают о визите специалиста и готовятся к нему.

При удаленной работе картина собирается иначе.

Специалист анализирует документы и данные компании: штатное расписание, должностные инструкции, журналы, приказы, схемы помещений, сведения об используемом оборудовании. Затем эту информацию дополняют анкетированием, телефонными разговорами или видеоконференциями с ответственными сотрудниками.

Получается не фотография одного рабочего дня, а массив информации о том, как устроена работа в компании.

Есть и еще один нюанс. Дистанционный формат уменьшает так называемый эффект присутствия проверяющего. В разговоре или через структурированную анкету сотрудники могут подробнее рассказывать о рабочих процессах и возникающих проблемах.

Конечно, это не означает, что физический осмотр объекта не нужен никогда. Речь о другом: для большого числа задач по анализу документации, выявлению несоответствий и построению системы охраны труда постоянные выезды специалиста не являются обязательным условием качественной работы.

По практике эксперта, удаленная диагностика может занимать 2–3 дня вместо недели. Результатом становится перечень выявленных рисков и план дальнейших действий.

Что получает бизнес

Компания не оплачивает лишние командировки и не ждет приезда специалиста для решения каждого вопроса. При этом руководство получает структурированное понимание того, где находятся основные риски и какие задачи нужно закрыть в первую очередь.

Миф № 2. На удаленном аутсорсинге все делают по шаблону

Этот страх вполне понятен. Заказчик отправляет документы подрядчику, а через несколько дней получает папку универсальных инструкций, которые можно было бы с тем же успехом передать другой компании.

Так работать действительно можно. Но это проблема не удаленного формата, а качества конкретного подрядчика.

У профессионального исполнителя шаблон – это только основа документа. Содержание формируется после анализа процессов компании, ее внутренних материалов и обязанностей сотрудников.

У разных организаций совершенно разные риски.

Для офиса одним из вопросов может быть безопасность при мойке окон. Для склада – организация погрузочных работ и риск получения травм. Для курьерской службы – дорожно-транспортные происшествия.

Поэтому, прежде чем разрабатывать документы, специалист должен разобраться, чем сотрудники занимаются фактически.

Для этого он изучает должностные инструкции, выясняет, какое оборудование используется, задает вопросы ответственным лицам и уточняет, как именно организованы рабочие процессы.

Только после этого появляется документ, которым действительно можно пользоваться.

Именно здесь проходит граница между формальным набором инструкций и работающей системой охраны труда.

Что получает бизнес

Документы учитывают реальную деятельность компании, а не существуют отдельно от нее. При этом дистанционный формат позволяет сократить затраты, связанные с постоянным присутствием специалиста и его выездами на объект.

При выборе подрядчика поэтому полезно спрашивать не «Есть ли у вас готовые шаблоны?», а «Как вы будете адаптировать документы под наши процессы?».

Ответ на второй вопрос говорит о качестве работы гораздо больше.

Миф № 3. Удаленный специалист не узнает о небольшом происшествии

Есть распространенное представление: если специалист по охране труда не находится в офисе, на складе или производственной площадке, информация о проблемах до него просто не дойдет.

На практике скорость зависит не столько от расстояния до объекта, сколько от того, как выстроен обмен информацией.

При дистанционной модели сотрудник или ответственное лицо может оперативно сообщить об инциденте по электронной почте, в мессенджере или через другой согласованный канал связи. Специалист получает информацию и может начать разбирать причины в тот же день.

При исключительно выездной модели возникает другая проблема: если взаимодействие построено только вокруг визитов специалиста, часть небольших происшествий действительно может оставаться «до следующего приезда».

А именно мелкие сигналы иногда позволяют увидеть слабое место раньше, чем оно приведет к более серьезным последствиям.

Поэтому в удаленной системе важен не сам факт дистанционной работы, а понятный порядок:

• кто сообщает о происшествии;
• куда именно направляется информация;
• как быстро подрядчик должен отреагировать;
• что происходит после разбора.

Для сотрудников можно предусмотреть в том числе формы или цифровые каналы, через которые проще сообщать о возникающих проблемах.

Цель здесь не собрать как можно больше сообщений ради отчетности. Задача — использовать каждый значимый сигнал для корректировки системы.

Что получает бизнес

Проблема может быть разобрана без ожидания следующего визита специалиста. Компания быстрее выявляет повторяющиеся слабые места и снижает вероятность того, что один и тот же инцидент произойдет снова.

Миф № 4. Удаленный подрядчик ни за что не отвечает

Формат взаимодействия со специалистом не снимает с работодателя ответственности за безопасность работников.

Но из этого не следует, что отношения с внешним исполнителем невозможно сделать прозрачными и управляемыми.

Наоборот, при аутсорсинге многое можно заранее зафиксировать в договоре и регламентах взаимодействия.

Например:

• сроки реакции на поступившую информацию об инцидентах;
• периодичность дистанционных проверок;
• формат и содержание отчетности;
• порядок взаимодействия с ответственными сотрудниками компании;
• сроки выполнения согласованных задач;
• ответственность исполнителя за нарушение договорных обязательств.

В результате заказчик понимает не просто «кто занимается охраной труда», а что именно должен делать подрядчик и в какие сроки.

Это принципиальный момент.

Одна из проблем внутренней функции заключается в том, что ее эффективность бывает сложно измерить. Человек занят, документы готовятся, консультации проводятся, но насколько хорошо управляются реальные риски?

У внешнего подрядчика показатели работы можно закрепить заранее и регулярно контролировать.

Что получает бизнес

У компании появляются измеримые обязательства исполнителя и понятный механизм контроля. При этом бизнесу не требуется содержать отдельное рабочее место подрядчика и нести затраты, связанные с обучением и обеспечением штатного специалиста.

Но смотреть здесь нужно не только на экономию.

Главный вопрос — насколько подрядчик действительно управляем: соблюдает ли сроки, показывает ли результат и можно ли проверить качество его работы.

Миф № 5. Чем больше замечаний в отчете, тем лучше работает подрядчик

Отчет на сто пунктов выглядит внушительно. Но для руководителя он часто бесполезен.

Если рядом с критичным нарушением стоит незначительное замечание, а все пункты оформлены с одинаковым приоритетом, бизнесу приходится самостоятельно выяснять, за что хвататься в первую очередь.

Качественная работа устроена иначе.

Подрядчик должен ранжировать выявленные проблемы по уровню риска и превращать результаты проверки в понятный план действий.

Вместо десятков несвязанных замечаний руководство должно видеть основные риски (например, 5–7 действительно критичных вопросов) и понимать:

• что нужно исправить;
• кто за это отвечает;
• в какой срок должна быть выполнена задача;
• по какому критерию будет понятно, что проблема устранена.

Для удаленного аутсорсинга качество отчетности особенно важно, потому что именно она становится одним из основных инструментов управления работой подрядчика.

Хороший отчет отвечает на практические вопросы руководителя:

• Что требует внимания сейчас?
• Что можно сделать позже?
• Какие ресурсы понадобятся?
• Кто должен выполнить задачу?
• Как проверить результат?

Дополнить такой контроль можно регулярными видеовстречами, на которых стороны разбирают статус задач и корректируют дальнейший план.

Что получает бизнес

Руководителю не приходится тратить часы на разбор формальных замечаний. Ресурсы направляются прежде всего на риски, которые действительно требуют внимания.

Именно поэтому оценивать подрядчика по толщине отчета — плохая идея. Значение имеет не количество найденных пунктов, а качество их приоритизации и устранения.

Как понять, окупается ли удаленный аутсорсинг охраны труда

Сравнивать варианты только по цене договора неправильно.

Чтобы понять реальную экономику, стоит учитывать все связанные расходы.

При штатной модели это зарплата специалиста, налоги, рабочее место и обучение. При регулярных выездах внешнего специалиста еще и командировочные расходы. Отдельная статья затрат – время руководителей и ответственных сотрудников, которое уходит на самостоятельное сопровождение вопросов охраны труда.

Есть и менее очевидные потери: простои и последствия происшествий, которые вовремя не заметили или не разобрали.

Поэтому эффективность аутсорсинга лучше оценивать через результат.

В исходной методике эксперта для начала предлагается контролировать три показателя:

1. Доля критических рисков, которые действительно закрыты и по которым проверен результат.
2. Количество повторных нарушений.
3. Скорость реакции на инцидент – от получения информации до решения проблемы.

Эти показатели дают гораздо больше информации, чем количество подготовленных инструкций или проведенных консультаций.

Если подрядчик регулярно присылает документы, но одни и те же проблемы повторяются месяц за месяцем, систему сложно назвать эффективной.

Если же критичные риски выявляются, задачи получают ответственных и сроки, результат проверяется, а руководство не вынуждено постоянно заниматься операционной рутиной, значит модель работает.

Как выбрать подрядчика для дистанционной охраны труда

При выборе исполнителя легко уйти в сравнение цен, количества документов и красивых презентаций.

Есть более простой способ проверить подход.

Спросите потенциального подрядчика:

«Покажите, как вы дистанционно выявите проблему именно на нашем объекте и как убедитесь, что предложенная мера действительно сработала».

Хороший ответ будет содержать конкретную механику: какие документы исполнитель запросит, с кем поговорит, какие вопросы задаст, как определит приоритет рисков, что попадет в отчет и каким образом будет проверено устранение проблемы.

Если вместо этого заказчику предлагают только готовый комплект документов, стоит внимательнее оценить такой формат сотрудничества.

Удаленный аутсорсинг охраны труда – это не попытка заменить реальную работу перепиской и видеозвонками. Его смысл в другом: выстроить систему, при которой специалист получает необходимые данные, своевременно видит проблемы, помогает расставить приоритеты и контролирует результат без постоянного физического присутствия в компании.

Для бизнеса это означает меньше затрат на организационную рутину и больше внимания к тому, ради чего охрана труда существует в принципе, к реальным рискам и их предотвращению.

Если вы рассматриваете передачу охраны труда на аутсорсинг, специалисты «Бридж Групп» могут оценить текущую систему, определить проблемные зоны и предложить формат сопровождения с учетом специфики вашей компании.

FAQ

Аутсорсинг охраны труда

Подробнее о услуге →