С марта 24 года немецкий IT-гигант SAP все-таки блокирует работу в России, в том числе и по параллельному импорту. 2 года прошло с момента объявления об уходе немецким поставщиком ПО, но есть компании, которые так и не выбрали альтернативу.
Это означает, что сейчас, когда возникла реальная угроза непрерывности ведения бизнеса, придется в авральном порядке переходить на безрисковый сервис. В нашей практике уже случился кейс, когда для нашего клиента эксперты за одну неделю перенесли на 1С критически важные данные с SAP. Такая авральная работа нам оказалась под силу, но лучше все-таки не допускать критических ситуаций.
Для себя мы выработали некий чек-лист, которым можно руководствоваться при переходе, чтобы процесс прошел максимально безболезненно, а система работала как часы.
1. Определить бизнес-цели проекта:
· Комплексный перевод функций
· Частичный перевод функций (бухгалтерский и налоговый учет, управленческий учет, бюджетирование и казначейство, закупки, контрактование и т.д.)
· Оценка накопленной «критической массы» изменений, не подлежащих реализации в SAP и негативно влияющих на функционирование бизнеса
2. Определить и сформировать перечень требований:
· функциональных требований
· нефункциональных требований
· запросы на изменения и улучшения процессов, подлежащих переводу
· приоритет процессов и функций для перевода
3. Произвести на основе п.п. 1 и 2 выбор оптимального продукта из линейки 1С
(а)1С: ERP или УХ, в отличие от общепринятого мнения и синонимичной классификации, в ряде случаев являются избыточными
4. Провести аудит бизнес-процессов и учетных процессов, подлежащих переводу
(а) этот шаг поможет системно и качественно подойти к проектированию функциональности новой системы 1С, оптимизирует сроки и бюджеты проекта.
(б) если бизнес-процессы не описаны, можно делегировать исполнение этапа на выбранного внедренца (поставщика услуг). В данном случае аудит производится методом интервьюирования владельцев процессов и заинтересованных сторон с последующим описанием процессов в формате AS IS…TO BE
5. Определить и утвердить бизнес-правила, методологии учетных функций, образцов форм и отчетов.
Критично для перевода функций бухгалтерского и налогового учета: зачастую учет в SAP идет по внутригрупповым политикам и МСФО, не совпадает с планом счетов РСБУ/аналитическими разрезами в 1С и предустановленной методологией учета, регламентированная отчетность формируется в excel или иных дополнительных программах, что совокупно приводит к острой необходимости предварительно разработать целевую методологию учетных функций, сопоставление и миграцию данных.
6. Провести обследование IT-архитектуры для выявления интегрированных систем, обменов данными для восстановления в контуре 1С
(а) если обследование IT-архитектуры не произведено, можно делегировать исполнение задачи на выбранного внедренца (поставщик услуг)
7. Провести GAP – анализ и сформировать лист превентивных решений (включая доработки функциональности и кастомизацию системы)
8. Учесть в бюджете проекта, если потребуется оборудование и лицензирование:
· Серверное оборудование (тестовый и промышленный контур)
· Лицензия на право использования программного продукта 1С
· Лицензии серверов
· Рабочие места пользователей
· Лицензии рабочих мест пользователей
· Каналы передачи данных (если потребуется расширять или обеспечивать)
9. Сбалансировать объемы проекта и бюджет при необходимости
10. Сформировать команду проекта 360°.
В команде проекта должны быть следующие роли для его успешности:
Куратор проекта (как пример, топ-менеджер от ключевой бизнес-функции)
Менеджер проекта
Владельцы процессов
Функциональные эксперты
Методологи и бизнес-аналитики
Программисты 1С и ИТ-специалисты (включая роль архитектора системы при сложноинтегрированном и высоконагруженном проекте)
Специалисты поддержки и тестировки
Специалисты команд смежных/ интегрированных систем для их доработки и/или выгрузку исторических данных
11. Подготовить запас прочности по человеческим ресурсам.
Реализация подобного рода проекта требует глубокого вовлечения участников проекта, увеличивает нагрузку на участников, параллельно выполняющих и операционные, и проектные задачи (традиционная ситуация, которая случается в 100%).
Такой запас прочности также может быть сформирован путем привлечения профильной аутсорсинговой компании (поставщик услуг) на консалтинговый проект.
12. Определить базовые элементы и артефакты управления проектом, для примера:
Детальный план-график проекта с контрольными событиями или бэклог проекта
Ресурсный план и бюджет
Реестр рисков
Реестр изменений
Журнал регистрации проблем и эскалаций
Краткий план управления проектом, включая:
· методологию управления проектом,
· план (правила) управления содержанием проекта, сроков, стоимости, коммуникации
· план (правила) управления изменениями, рисками и эскалациями
· органиограмма команды проекта
· Статус-отчет по спискам БП, функций, спискам доработок
Каденции: еженедельный управляющий комитет/ дейли-митинги/ демонстрации спринта
Трекер задач исполнителя/заказчика
И не забудьте про самое важное (тот самый плюс один шаг в этом списке):
Мотивация команды проекта и обучение сотрудников работе в новой системе!
Значительная часть проектов, связанных с заменой программного обеспечения, терпели крах или саботировались при вводе в эксплуатацию именно при их отсутствии или некачественном исполнении.
Наши эксперты готовы помочь пройти путь перехода на новую систему быстро и безболезненно.