До 2022 года действовало правило: в документе должна стоять дата его составления, без подробностей определения числа. Теперь, по новым уже правилам, временем его составления становится дата подписания.
Указывайте в документе дату совершения операции, если она отличается от даты составления. При необходимости эта обязанность фиксируется в договоре.
Например, заказчик принимает работы позже, чем в подписанном подрядчиком акте, что в нем и отмечается.
Так как «подпись» — обязательный реквизит первичного документа, он считается составленным тогда, когда его подпишет ответственный.
Услуги: следует указывать в акте период их оказания, т.к. в именно в этом периоде подрядчик обязан отразить выручку в учете, даже если заказчик подпишет акт в следующем месяце или даже квартале. Заказчик отражает в своем учете поступление услуг именно той датой, когда он подписал акт (фактически принял услуги).
Согласно новому стандарту, появились и возможности сокращения документооборота, теперь возможно:
· оформлять один документ на несколько операций;
· длящиеся и повторяющиеся операции (это может быть линейная амортизация основных средств или систематическая поставка продукции по одной цене и в определенном количестве в разные дни и др.) показывать в учете периодически или на конец отчетного периода;
· не составлять аналоги иностранной первички, достаточно перевести (а иногда обойтись и без перевода).
Когда операции повторяются, допускается объединять период (сутки/неделю/месяц и т. д.) и составлять единый первичный документ. Что на практике не всегда получается.
Оформляйте одной первичкой только объединенные общими условиями факты жизнедеятельности компании.
Как пример, отгрузка товаров и их доставка собственным транспортом, если ее стоимость выделена отдельно.
Необязательно составлять два документа, например, ТОРГ-12 и ТТН, можно оформить один. К примеру, ТТН, в который добавить необходимые реквизиты из ТОРГ-12.
Также, если поставщик оказывает покупателю дополнительные услуги (компания поставляет двери и монтирует их), тогда поставку и монтаж можно объединить.
Если первичные документы для вас составляет иностранный контрагент, то скорее всего они будут на языке другого государства – сделайте построчный перевод.
Из этого правила есть исключение – если вы ведете свою деятельность заграницей и вас попросили документы на другом языке, то построчно перевести нужно только бухгалтерский регистр. В противном случае переводить придется и первичку тоже.
Что можно не распечатывать, а хранить в электронной форме:
Вид документа | Необходимость распечатки | Обоснование |
Электронный счет-фактура | нет | Счет-фактуру, который составили по утвержденному ФНС формату и заверили электронной подписью, распечатывать не нужно (письмо ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079) |
Книга продаж и книга покупок | нет | Электронную книгу продаж и книгу покупок распечатывать не требуется (правила, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). |
Книга учета на упрощенке | да | Книгу учета доходов и расходов по итогам года нужно распечатать, заверить подписью и печатью (п. 1.5 порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н) |
Электронная первичка | нет | Первичка с электронной подписью равнозначна бумажной (письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409) |
Сканы первички | нет | Учитывать расходы на основании сканов рискованно. Распечатывать их необязательно |
Регистр бухучета, не заверенный электронной подписью | да | Подпись — обязательный реквизит регистров бухучета (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому, если не заверяете регистры электронной, по итогам отчетного периода их распечатайте и поставьте обычную подпись. Иначе может получиться так, что, по требованию проверяющих, придется сдавать и заверять подписью регистр, который составил прежний бухгалтер и отвечать за его содержание |
Банковские выписки | нет | Банковские выписки распечатывать не требуется, можно хранить их в электронной форме |
Счета на оплату, выписанные покупателям | нет | Счет на оплату не является первичкой, этот документ можно не распечатывать. Исключение — ситуация, когда компании не подписывают договор. Тогда счет является офертой, а его оплата — акцептом. То есть счет подтверждает, что компании заключили договор (ст. 435, 438 ГК). В этом случае безопаснее хранить распечатанный счет или заверенный ЭП |
Расчетные листки | нет | Расчетные листки можно высылать работникам по электронной почте. Такие правила зафиксируйте в документах компании, например, в положении об оплате труда (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) |
Электронные налоговые декларации | нет | Закон не требует распечатывать декларации, заверенные ЭП |
Если нужно исправить бумажный документ:
· зачеркните ошибку и укажите исправленные сведения;
· напишите: «Исправлено»;
· поставьте дату корректировки и подпишите у составителей;
· укажите должности (ранее этого требования не было) и Ф.И.О. подписантов
Исправляет первичку только его составитель. А что делать, если этот работник уволился?
Составьте бухгалтерскую справку с указанием информации об его увольнении, в связи с чем запись об исправлении заверена другим сотрудником. Им может быть, как заменивший его на должности человек, так и его руководитель.
Если нужно исправить электронный:
Действуйте по старому алгоритму: выставите исправленный, запишите, что он заменяет исходник, поставьте дату, когда внесены исправления и подписи сотрудников, которые их внесли, а также дайте ссылку на первоначальный. Точно так же вы действуете, когда исправляете счет-фактуру.
Требования к хранению первички
Как хранить, три правила:
1. В том виде, в котором составлялись (нельзя упрощать хранение путем перевода бумажного документа в скан-образ).
2. На территории России (и не только на бумаге, а также и электронные базы). При этом допускается хранение и за пределами нашего государства, если этого требуют законы иностранного.
3. Подлинники можно хранить и на бумаге, и электронно. Для бумажных потребуется специально оборудованное помещение, с сейфами или шкафами.
Какие документы теперь можно использовать вместо первичных
Оправдательные. Ими оформляют гражданско-правовые отношения, используют для управления предприятием. Это может быть договор/квитанция об оплате/судебный акт/торговый товарный счет.
ФСБУ 27 предусмотрено: компания вправе использовать в учете оправдательный документ, если в нем есть все обязательные реквизиты первичного.
Смоделируем ситуацию: подотчётный сотрудник приобрел за наличный расчет товары, необходимые в производственном процессе, и предоставил в бухгалтерию кассовый чек. Этот чек будет оправдательным документом, на основании него будет составлен первичный (авансовый отчет).
Если хотите использовать кассовый чек как первичный документ, введите в него обязательный реквизит «Подпись».
Но не следует принимать от подотчетных лиц кассовые чеки, в которых не расшифрованы наименования товаров (ч. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
В случае, когда подотчетному лицу при покупке товара на рынке за наличный расчет не выдали кассовый чек, например, из-за временного отсутствия чековой ленты – необходимо запросить у сотрудника товарный чек. Если же он оплачивал покупку картой, необходимо затребовать распечатанный электронный чек.
Если хотите знать, как нивелировать риски, применяя стандарт, смотрите бесплатный вебинар «ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
