Новшества применения ФСБУ 27/2021

До 2022 года действовало правило: в документе должна стоять дата его составления, без подробностей определения числа. Теперь, по новым уже правилам, временем его составления становится дата подписания. 

Указывайте в документе дату совершения операции, если она отличается от даты составления. При необходимости эта обязанность фиксируется в договоре. 

Например, заказчик принимает работы позже, чем в подписанном подрядчиком акте, что в нем и отмечается. 

Так как «подпись» — обязательный реквизит первичного документа, он считается составленным тогда, когда его подпишет ответственный. 

Услуги: следует указывать в акте период их оказания, т.к. в именно в этом периоде подрядчик обязан отразить выручку в учете, даже если заказчик подпишет акт в следующем месяце или даже квартале. Заказчик отражает в своем учете поступление услуг именно той датой, когда он подписал акт (фактически принял услуги).

Согласно новому стандарту, появились и возможности сокращения документооборота, теперь возможно:

·       оформлять один документ на несколько операций;

·       длящиеся и повторяющиеся операции (это может быть линейная амортизация основных средств или систематическая поставка продукции по одной цене и в определенном количестве в разные дни и др.) показывать в учете периодически или на конец отчетного периода;

·       не составлять аналоги иностранной первички, достаточно перевести (а иногда обойтись и без перевода). 

Когда операции повторяются, допускается объединять период (сутки/неделю/месяц и т. д.) и составлять единый первичный документ. Что на практике не всегда получается.

 Оформляйте одной первичкой только объединенные общими условиями факты жизнедеятельности компании.

Как пример, отгрузка товаров и их доставка собственным транспортом, если ее стоимость выделена отдельно. 

Необязательно составлять два документа, например, ТОРГ-12 и ТТН, можно оформить один. К примеру, ТТН, в который добавить необходимые реквизиты из ТОРГ-12.

Также, если поставщик оказывает покупателю дополнительные услуги (компания поставляет двери и монтирует их), тогда поставку и монтаж можно объединить.

Если первичные документы для вас составляет иностранный контрагент, то скорее всего они будут на языке другого государства – сделайте построчный перевод. 

Из этого правила есть исключение – если вы ведете свою деятельность заграницей и вас попросили документы на другом языке, то построчно перевести нужно только бухгалтерский регистр. В противном случае переводить придется и первичку тоже. 

Что можно не распечатывать, а хранить в электронной форме:

 Если нужно исправить бумажный документ:

·       зачеркните ошибку и укажите исправленные сведения;

·       напишите: «Исправлено»;

·       поставьте дату корректировки и подпишите у составителей;

·       укажите должности (ранее этого требования не было) и Ф.И.О. подписантов

Исправляет первичку только его составитель. А что делать, если этот работник уволился? 

Составьте бухгалтерскую справку с указанием информации об его увольнении, в связи с чем запись об исправлении заверена другим сотрудником. Им может быть, как заменивший его на должности человек, так и его руководитель. 

Если нужно исправить электронный: 

Действуйте по старому алгоритму: выставите исправленный, запишите, что он заменяет исходник, поставьте дату, когда внесены исправления и подписи сотрудников, которые их внесли, а также дайте ссылку на первоначальный. Точно так же вы действуете, когда исправляете счет-фактуру. 

 Требования к хранению первички 

Как хранить, три правила:

1.     В том виде, в котором составлялись (нельзя упрощать хранение путем перевода бумажного документа в скан-образ).

2.     На территории России (и не только на бумаге, а также и электронные базы). При этом допускается хранение и за пределами нашего государства, если этого требуют законы иностранного.

3.     Подлинники можно хранить и на бумаге, и электронно. Для бумажных потребуется специально оборудованное помещение, с сейфами или шкафами. 

Какие документы теперь можно использовать вместо первичных

 Оправдательные. Ими оформляют гражданско-правовые отношения, используют для управления предприятием. Это может быть договор/квитанция об оплате/судебный акт/торговый товарный счет.

ФСБУ 27 предусмотрено: компания вправе использовать в учете оправдательный документ, если в нем есть все обязательные реквизиты первичного. 

Смоделируем ситуацию: подотчётный сотрудник приобрел за наличный расчет товары, необходимые в производственном процессе, и предоставил в бухгалтерию кассовый чек. Этот чек будет оправдательным документом, на основании него будет составлен первичный (авансовый отчет).  

Если хотите использовать кассовый чек как первичный документ, введите в него обязательный реквизит «Подпись». 

Но не следует принимать от подотчетных лиц кассовые чеки, в которых не расшифрованы наименования товаров (ч. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

В случае, когда  подотчетному лицу при покупке товара на рынке за наличный расчет не выдали кассовый чек, например, из-за временного отсутствия чековой ленты – необходимо запросить у сотрудника товарный чек. Если же он оплачивал покупку картой, необходимо затребовать распечатанный электронный чек. 

Если хотите знать, как нивелировать риски, применяя стандарт, смотрите бесплатный вебинар «ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».