Затраты и выплаты компенсаций за связь работникам в налоговом учете принимаются и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и при налоге на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если пользователем данных услуг является организация
И она самостоятельно будет производить оплату, ей необходимо установить лимит расходов на номера, который будет соответствовать размеру фактически понесенных затрат.
Исходя от динамики лимита, необходимо менять его сумму в большую или меньшую сторону. В зависимости от вида деятельности, компанией может быть определен порядок использования корпоративной связи во внутренних документах.
Для обоснованного учета расходов собирается пакет документов:
· решение относительно корпоративной связи (закрепляется приказом директора с чётким указанием списка сотрудников и лимита услуг);
· договор с оператором мобильной связи. Сим-карты обязательно должны быть зарегистрированы на организацию;
· соглашение о предоставлении номера абонента с определенным лимитом.
Оператор каждый месяц выдает все закрывающие документы и детальную информацию о звонках.
Если номер зарегистрирован лично на сотрудника
И он использует его в трудовой деятельности, то для компенсации требуются:
· приказ о компенсации за сотовую связь. В нем прописывается список должностей и сумма компенсируемых расходов;
· условия и размер трат, предусмотренных трудовым договором (либо в каждом соглашении);
· копия договора с мобильным оператором от сотрудников;
· детализация звонков, совершенных именно в интересах компании.
Стоит помнить, что согласно письму Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097, возмещение расходов/затрат на сотовую связь не сказывается на начислении НДФЛ и взносов страховых. Но только, когда номер телефона используется в интересах компании. Если звонки для личных целей, то НДФЛ неизбежен.