С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) из добровольного инструмента фактически превращается в обязательную часть перевозочного процесса. В электронном виде потребуется оформлять транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, а также экспедиторские документы. Требование распространяется и на компании, и на ИП.
Для бизнеса это не просто замена бумаги на электронный файл. Меняется сам процесс взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем: каждый участник должен вовремя заполнить свою часть документа и подписать ее электронной подписью.
И вот здесь начинаются вопросы. Кто создает ЭТрН? Что должен сделать водитель? Можно ли принять груз с замечаниями? Что произойдет, если продолжать работать с бумажными накладными? Разберем по порядку.
Что именно станет электронным с 1 сентября 2026 года
Переход на электронные перевозочные документы предусмотрен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Правила информационного взаимодействия в системе электронных перевозочных документов закреплены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
В электронный формат переходят:
транспортные накладные — ЭТрН;
заказы и заявки на перевозку;
экспедиторские документы.
При этом путевой лист остается добровольным, за исключением перевозок алкоголя.
Главная ошибка, которую бизнес может допустить перед 1 сентября, — воспринимать ЭТрН как задачу исключительно перевозчика или бухгалтерии.
Это сквозной процесс. В нем участвуют несколько сторон, и у каждой свой этап оформления документа.
Кто обязан работать с ЭТрН
Требование распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей. Каждый участник перевозки заполняет свой раздел ЭТрН и подписывает его электронной подписью.
Причем одной электронной подписи «на всех» здесь не будет.
Для руководителя нужна усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Экспедиторы работают с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД). Водителю достаточно простой электронной подписи через мобильное приложение оператора либо усиленной неквалифицированной электронной подписи через «Госключ».
Получается вполне практическая задача: к 1 сентября недостаточно просто подключиться к электронному документообороту. Нужно проверить, каким образом будет подписывать документы каждый участник процесса от руководителя до водителя.
Если этот момент оставить «на потом», проблема обнаружится не в кабинете бухгалтера, а в момент реальной отгрузки.
Вы получаете не просто исполнителя, а контролируемый учёт с защитой бюджета
Команда с опытом в крупных корпорациях и ФНС — ваши риски под контролем с первого месяца сотрудничества
Как будет оформляться ЭТрН: четыре основных этапа
ЭТрН формируется последовательно. Документ проходит через грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, причем каждый участник отвечает за свой титул.
Титул 1: ЭТрН создает грузоотправитель
Процесс начинает грузоотправитель.
В Титуле 1 он указывает основные сведения о:
грузе;
транспортном средстве;
участниках электронного документооборота;
местах погрузки и выгрузки;
других параметрах перевозки.
По сути, именно здесь закладывается основа всей электронной транспортной накладной. Ошибка в первоначальных данных дальше пойдет по всей цепочке.
Поэтому перед переходом на ЭТрН бизнесу имеет смысл проверить не только техническую возможность создать документ, но и источник данных: кто вводит сведения, откуда они подтягиваются и кто отвечает за их корректность.
Титул 2: перевозчик принимает груз
Следующим работает перевозчик.
В Титуле 2 он заполняет свою часть документа и при необходимости фиксирует замечания. Например, что короб уже был помят, погрузка началась с опозданием или возникли другие обстоятельства, которые нужно отразить в документе.
Это важная деталь.
ЭТрН — не просто электронное подтверждение факта перевозки. В документе можно фиксировать состояние груза и обстоятельства его передачи. А значит, корректность заполнения титулов может иметь значение и при последующем разбирательстве между участниками перевозки.
После оформления Титула 2 перевозчик получает в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) QR-код. После этого можно выезжать к месту доставки.
Что показывает водитель инспектору
Бумажную транспортную накладную водитель возить с собой уже не должен в тех случаях, когда используется обязательный электронный формат.
Если автомобиль остановит инспектор ГИБДД и попросит предъявить документы на груз, водитель показывает QR-код из приложения ГИС ЭПД.
Соответственно, подготовить нужно не только офисных сотрудников.
Водитель должен понимать, где находится QR-код, как его открыть и что делать при проверке.
Титул 3: грузополучатель принимает груз
Когда груз прибывает на место, свою часть ЭТрН заполняет грузополучатель.
Титул 3 можно подписать без замечаний либо указать претензии к полученному грузу или перевозке. Например, зафиксировать поврежденные коробки или расхождение в весе.
Грузополучатель также может принять только часть груза либо полностью отказаться от приемки.
То есть привычная для бизнеса приемка никуда не исчезает. Просто юридически значимые действия переносятся в электронную систему.
И здесь особенно важно заранее договориться, кто именно со стороны склада или точки приемки будет оформлять документ и каким образом сотрудник получит право подписи.
Титул 4: перевозчик завершает разгрузку
После разгрузки перевозчик оформляет Титул 4.
Его можно подписать без замечаний либо зафиксировать их. Например, если короб был поврежден уже в процессе разгрузки.
После оформления Титула 4 документооборот может завершиться. Если ситуация требует дальнейшего оформления, используются дополнительные, опциональные титулы.
На бумаге вся схема выглядит довольно логично:
грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель → перевозчик.
Но именно последовательность и создает для бизнеса новый операционный риск. Если один участник цепочки технически или организационно не готов работать с ЭТрН, проблема затронет остальных.
Полностью ли исчезнет бумажная транспортная накладная
Нет.
Останется ряд случаев, когда при автомобильной перевозке транспортную накладную потребуется оформлять на бумаге. Эти случаи предусмотрены приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.
Поэтому правило «с 1 сентября выбрасываем все бумажные формы» тоже неверное.
Компании нужно определить, какие сценарии перевозок попадают под обязательный электронный формат, а в каких случаях сохраняется бумажный документ. Особенно если у бизнеса несколько типов поставок, собственный и привлеченный транспорт, экспедиторы и большое количество контрагентов.
Какие штрафы грозят за нарушения при работе с ЭТрН
Со штрафами ситуация не такая однозначная, как может показаться.
По состоянию на июль 2026 года отдельного штрафа именно за использование бумажной транспортной накладной вместо электронной в КоАП РФ еще нет. Соответствующий законопроект находится на рассмотрении.
Но это не означает, что до появления специального состава нарушения можно спокойно продолжать работать по-старому.
В исходном регулировании уже предусмотрена ответственность по ст. 11.14.3 КоАП РФ. Для юридических лиц речь может идти об оборотном штрафе до 0,3% годовой выручки, для ИП — о штрафе от 30 000 рублей.
При перевозке маркированных товаров дополнительно возникает риск ответственности по ст. 15.12 КоАП РФ до 300 000 рублей с возможной конфискацией.
И штраф ГИБДД далеко не единственное, о чем стоит думать.
Почему «переходный период» не повод откладывать внедрение ЭТрН
До 1 марта 2027 года предусмотрено послабление: при дорожных проверках инспекторы ГИБДД обычно ограничиваются устным замечанием вместо штрафа. Но это касается именно проверок на дороге.
На отношения с контрагентами такая поблажка не распространяется.
Крупные заказчики и торговые сети могут отказаться принимать груз без корректно оформленной ЭТрН уже с 1 сентября 2026 года.
И для бизнеса это зачастую гораздо чувствительнее самого штрафа.
Машина приехала. Товар физически на месте. Но корректно завершить электронную цепочку стороны не могут. В результате вопрос из категории «настроить электронные документы» мгновенно превращается в операционную проблему с поставкой, приемкой и расчетами с контрагентом.
Кроме того, даже в период, когда инспектор не выписывает штраф за нарушение при дорожной проверке, сохраняются налоговые риски.
Поэтому ждать марта 2027 года точно не стоит.
Что бизнесу проверить до 1 сентября
До обязательного перехода на ЭТрН лучше пройти весь процесс целиком. Не в инструкции и не на презентации оператора ЭДО, а на тестовой перевозке.
Проверьте пять вещей.
Участников процесса. Кто создает Титул 1, кто оформляет Титул 2, кто принимает товар и подписывает Титул 3, кто завершает перевозку.
Электронные подписи. Есть ли необходимые УКЭП, МЧД и способы подписания документов водителями.
Работу водителей. Сотрудник должен уметь получить и предъявить QR-код при дорожной проверке.
Приемку товара. Склад, магазин или другая точка получения груза должны быть готовы не просто физически принять товар, но и корректно оформить свою часть ЭТрН.
Контрагентов. Электронная перевозочная накладная — документ, в котором участвует сразу несколько сторон. Поэтому недостаточно подготовить собственную компанию: нужно понимать, готовы ли перевозчики, грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы.
Сам переход технически выглядит несложно. Сложность возникает на стыках между участниками.
Именно поэтому подготовку к 1 сентября стоит начинать с реального бизнес-процесса: от момента создания заявки на перевозку до приемки груза и закрытия последнего титула. Тогда до обязательного перехода еще останется время исправить то, что на тестовой перевозке «не взлетело».
FAQ
Обязательна ли ЭТрН с 1 сентября 2026 года?+
Да. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, а также экспедиторские документы необходимо оформлять в электронном виде. Требование распространяется на компании и ИП.
Кто должен создавать электронную транспортную накладную?+
ЭТрН создает грузоотправитель. Он оформляет Титул 1. Затем свою часть заполняет перевозчик, после доставки — грузополучатель, а после разгрузки перевозчик оформляет Титул 4.
Какая электронная подпись нужна для ЭТрН?+
Руководителю нужна УКЭП. Экспедиторы работают с машиночитаемой доверенностью. Водитель может использовать простую электронную подпись через приложение оператора либо УНЭП через «Госключ».
Как водитель предъявляет ЭТрН инспектору ГИБДД?+
После оформления перевозчиком Титула 2 в ГИС ЭПД формируется QR-код. При проверке документов на груз водитель предъявляет инспектору этот QR-код из приложения.
Что будет, если после 1 сентября продолжать использовать бумажную накладную?+
По состоянию на июль 2026 года отдельного штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной в КоАП РФ еще нет, но действуют другие меры ответственности, а при перевозке маркированного товара возникают дополнительные риски. Кроме того, заказчики могут отказаться принимать груз без корректной ЭТрН, а налоговые риски сохраняются.
