Самый распространенный вариант – папки просто лежат в кабинете бухгалтера или кадровика. Времени на сортировку, упаковку и утилизацию устаревших документов конечно не хватает. К тому же логика хранения у каждого сотрудника разная. Поэтому, когда тот, кто хоть как-то отвечал за работу с архивом, уходит в декрет, отпуск или заболел, найти нужный листок становится практически невозможно.
Несмотря на активный переход бизнес-сообщества на электронный документооборот, невозможно отказаться от хранения важных документов на бумаге. Особенно тех, которые касаются сделок с контрагентами. А с чем же еще идти доказывать свою правоту, если операциями заинтересуется банк или налоговая, или компания вдруг решит судиться? В том же архиве хранится весь путь взаимодействия компании с сотрудниками: все кадровые документы и личные дела.
Сроки хранения документов разные от временного (три года) до постоянного, значит они должны остаться в целости и сохранности в течение всего времени жизнедеятельности компании.
Несмотря на активный переход бизнес-сообщества на электронный документооборот, невозможно отказаться от хранения важных документов на бумаге. Особенно тех, которые касаются сделок с контрагентами. А с чем же еще идти доказывать свою правоту, если операциями заинтересуется банк или налоговая, или компания вдруг решит судиться? В том же архиве хранится весь путь взаимодействия компании с сотрудниками: все кадровые документы и личные дела.
Сроки хранения документов разные от временного (три года) до постоянного, значит они должны остаться в целости и сохранности в течение всего времени жизнедеятельности компании.
Уничтожить архив нельзя (статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает штрафы) – такой способ оптимизации процесса архивирования не подходит.
Дадим несколько советов, как разобраться с бумажным фондом:
1. Разделите документы по видам хозяйственной операции (поступление, реализация, акт сверки, авансовый отчет и т.д.).
2. Каждый вид документации необходимо разложить по периодам (1 квартал, 1 полугодие, год), укладывая по дате документа.
3. Разложенные по периодам документы нужно проверить на правильность оформления (ставка НДС, оригинал, наличие подписи и печати обеих сторон сделки).
4. Все копии документов не подлежат хранению, если есть оригинал документа. Копии необходимо выбрать в отдельную стопку бумаг (не выбрасывайте бумагу в урну, не засоряйте природу и берегите ресурсы).
5. Не нужно архивировать и вторые экземпляры, их ждут ваши контрагенты. Такие документы в обязательном порядке нужно отправить по почте, передав их в канцелярскую службу вашей компании.
6. Все экземпляры документов, которые оформлены неверно, также не архивируются до тех пор, пока не будут оформлены правильно:
Где найти информацию по срокам:
9. Документы, которые больше не подлежат хранению, можно уничтожить. Но не просто выкинув их на свалку, потому что:
Получить услугу постановка цифрового архива
1. Разделите документы по видам хозяйственной операции (поступление, реализация, акт сверки, авансовый отчет и т.д.).
2. Каждый вид документации необходимо разложить по периодам (1 квартал, 1 полугодие, год), укладывая по дате документа.
3. Разложенные по периодам документы нужно проверить на правильность оформления (ставка НДС, оригинал, наличие подписи и печати обеих сторон сделки).
4. Все копии документов не подлежат хранению, если есть оригинал документа. Копии необходимо выбрать в отдельную стопку бумаг (не выбрасывайте бумагу в урну, не засоряйте природу и берегите ресурсы).
5. Не нужно архивировать и вторые экземпляры, их ждут ваши контрагенты. Такие документы в обязательном порядке нужно отправить по почте, передав их в канцелярскую службу вашей компании.
6. Все экземпляры документов, которые оформлены неверно, также не архивируются до тех пор, пока не будут оформлены правильно:
- если не хватает подписи или печати контрагента – направить документы для постановки недостающих реквизитов,
- если не хватает подписи или печати вашей компании – передать секретарю для постановки подписи и печати,
- если неверно указана ставка НДС (ориентируемся на дату, когда ставка поменялась, с 1 января 2019 года не 18%, а 20%) – сообщить об ошибке и заменить документ на верный.
Где найти информацию по срокам:
- часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- часть 3 статьи 6 и части 1 и 1.1 статьи 23 данного ФЗ
- ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
9. Документы, которые больше не подлежат хранению, можно уничтожить. Но не просто выкинув их на свалку, потому что:
- Вы сознательный человек и не засоряете природу,
- Не хотите разглашения конфиденциальности,
- Не хотите уничтожить что-то «случайно» и вам нужны сопроводительные документы.
- освободить свои площади от бумажной документации
- организовать цифровой архив
- профессионально уничтожить устаревшие документы
- искать и своевременно предоставлять их на запросы проверяющих органов
- не нарушать законодательные сроки хранения