Электронный документооборот буквально облегчил жизнь многим предпринимателям. Но, как оказалось, и здесь есть подводные камни. Некорректное использование электронной подписи может привести к негативным последствиям и для работника, и для работодателя. Разберем подобный случай.
Суть дела:
Работодатель внедрил у себя систему КЭДО. В личном кабинете для каждого работника выпускалась неквалифицированная подпись (НЭП). Заявление на выпуск НЭП подписывалось простой электронной подписью через подтверждение SMS-кодом. Сотрудники знакомились с Положением о кадровом электронном документообороте и порядком обмена кадровыми документами в цифровом виде и подписывали согласие на взаимодействие с работодателем через КЭДО.
Все было хорошо, пока в один обычный день с помощью программы по ведению кадровых документов не подал заявление об увольнении по собственному один из сотрудников компании. Все было сделано как положено, с использованием УНЭП, и сотрудника уволили. Но оказалось, что заявление он не подавал.
Уже на суде бывший сотрудник утверждал, что был введен в заблуждение коллегой, которого попросил помочь. На самом деле он лишь хотел оформить заявление об оплате листка нетрудоспособности и именно поэтому предоставил «помощнику» все коды, которые пришли ему на телефон посредством смс.
Суды первых двух инстанций в иске отказали, но суд кассация вернул дело не пересмотр. По мнению судей кассационного суда, нижестоящие суды не выяснили, мог ли работодатель воспользоваться хранением цифровой подписи у себя и ввести в заблуждение сотрудника насчет подписываемого документа (Определение Девятого Кассационного Суда Общей Юрисдикции от 08.12.2022 № 88 -10853/ 2022 (2-213/2022).
Какой можно сделать вывод: подпись подписи рознь.
У разных ЭП сильно отличается не только способ выдачи, но и уровень безопасности. Рассмотрим подробнее.
Простая электронная: для подтверждения личности на телефон приходят одноразовый пароль посредством смс или пуш сообщения (это тот самый вариант, которым пользовался уволенный сотрудник). Ввели пришедший код – подписали документ. С точки зрения безопасности – ненадежный вариант. Вышеописанный случай показал, что здесь много возможностей для ошибки, да и подсмотреть в телефоне сообщение может посторонний.
Усиленная неквалифицированная: формируется в привязке к конкретному документу. Такая хранится либо на USB-токене, либо в телефоне (причем второй вариант предпочтительнее, так как флешку легче потерять). Это технически более сложная подпись, что повышает ее безопасность, защищает от подделывания и делает невозможным исправления в подписанных документах задним числом. Ну а кроме того, очень удобно, если подпись на телефоне и всегда рядом.
Усиленная квалифицированная: самый безопасный вид, такую можно применять в операциях с недвижимостью, сдавать отчетность в налоговую и многое другое. Процесс оформления у нее сложнее, но надобности в ней для обычного сотрудника нет.
Что говорит закон об использовании любых ЭП
Ч.1 ст. 22.3. ТК РФ закреплена обязанность работодателя по использованию КЭП. При этом в случае подписания прочих кадровых электронных документов, которые не регламентированы законодательством, сотрудник имеет право использовать КЭП, НЭП или даже простую электронную подпись (в системе работодателя), если это разрешено по соглашению с работодателем (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ).
Оформить КЭП работник может, самостоятельно обратившись в удостоверяющий центр, в таком случае работодатель обязан компенсировать стоимость оформления подписи. Компенсацию платить не нужно, если у работника уже была КЭП на момент трудоустройства. Аналогичный порядок действует и с неквалифицированной подписью.
По умолчанию, для использования простой электронной подписи обязательно письменное соглашение между сотрудником и работодателем о правилах установления личности работника и требованиях к конфиденциальности. Если работодатель использует портал «Работа в России», то такое соглашение не требуется. Сотрудник получит ключ подписи при очной явке за оказанием государственной услуги (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ).
Чтобы не было необходимости изучать законодательство и бояться навредить себе некорректным использованием электронной подписи, выбирайте сервис, который максимально упростит и сделает безопасным как для работодателя, так и для сотрудника любые процессы обмена и подписания документов. Наши эксперты такой для себя давно выбрали
Хочу узнать, как внедрить безопасный КЭДО