Ситуация:
Выручка компании «А» значительно выросла, однако с увеличением объемов продаж возникли серьезные проблемы с обработкой документов. Увеличившийся документооборот приводил к задержкам в отгрузке товаров и частым корректировкам отчетной документации. Бухгалтерский отдел часто работал сверхурочно, и итоговая сумма НДС, подлежащая уплате, становилась известна только в последний момент перед сдачей декларации. Это создавало напряженность и конфликты между бухгалтерией и руководством компании. Частые уточнения в отчетах по НДС привели к росту количества запросов от налоговых органов и недопонимания с контрагентами, которые также получали встречные требования. В компании решили хоть как-то исправить ситуацию и заменили главного бухгалтера, но ошибки в учете продолжали накапливаться.
Задача: предоставить профессиональную поддержку и решить комплексные задачи клиента, в том числе повысить эффективность работы бухгалтерской службы и оптимизировать затраты на бухгалтерию.
Сроки реализации: 6 месяцев
Что и как было сделано:
1. Автоматизация процессов: оптимизировали автоматизированный обмен данными между учетными системами, что значительно упростило обработку информации о продажах.
2. Упрощение документооборота: создание автоматизированных цепочек формирования документов при перемещении товаров между складами позволило снизить количество ошибок и ускорить обработку информации.
3. Анализ и корректировка данных: провели совместную масштабную инвентаризацию товарных остатков и дебиторской задолженности, что привело к упорядочиванию данных в бухгалтерском учете.
4. Корректная отчетность: уточнили некорректные отчеты по НДС, а также увеличили количество документов, обрабатываемых в системе электронного документооборота (ЭДО).
5. Оптимизация учетной политики: доработали учетную политику с учетом внедренных процессов и перераспределили задачи между бухгалтерами, что повысило общую эффективность работы отдела. Два сотрудника бухгалтерии, освободившиеся от рутинных задач, были переведены на другие участки, что способствовало более рациональному использованию кадров.
6. Разрешение конфликтов: удалось уладить конфликты между коммерческим и бухгалтерским отделами, что положительно сказалось на общем климате в компании.
Результат:
Благодаря внедрению эффективных автоматизированных процессов и перераспределению задач, несмотря на начальные инвестиции в автоматизацию, компания «А» смогла добиться экономии затрат на бухгалтерские услуги в размере 20% после первого года сотрудничества. Кроме того, аутсорсинг позволил финансовому отделу получать заблаговременные данные о размерах налоговых обязательств, что значительно улучшило планирование финансовых потоков компании.
