Ситуация
У Группы компаний (около 300 точек розничной торговли) первичные документы ежедневно в большом объеме присылались в бухгалтерию в виде сканов по электронной почте. К чему это приводило:
- Во-первых, почта не всегда могла пропустить нужное количество документов из-за тяжести сканов.
- Во-вторых, бухгалтерия получала огромное количество писем с вложениями разных документов и тратила большое количество времени на их разбор, сортировку и учет.
В результате многие письма не доходили, скорость обработки документов была низкая. Часто документы признавались в учете с большой задержкой.
Задача
Оперативно предоставлять в бухгалтерию сканы первичных документов, не используя электронную почту.
Что и как было сделано
Разработка чат-бота
Был разработан чат-бот на основе одного из мессенджеров, позволяющий точкам быстро отправлять файлы в определенном разрешенном формате.
Автоматическая сортировка
Настройки бота были сделаны таким образом, чтобы «прилетающие» из него документы «складывались» в специальном хранилище автоматически в разные папки по разным точкам, с которыми далее мог работать бухгалтер.
Структура хранения
- В папках документы также распределялись автоматически по датам и видам документов.
- Бухгалтерии была предоставлена возможность создания дополнительных папок в хранилище, например, «отработанные документы» — те, которые уже были проведены в учете после работы бухгалтера с ботом.
Результаты
Получите бесплатную консультацию по Вашему вопросу прямо сейчас
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета
Вы получаете не просто исполнителя, а контролируемый учёт с защитой бюджета. Команда с опытом в крупных корпорациях и ФНС — ваши риски под контролем с первого месяца сотрудничества.
Подробнее о услуге →