Кейс: Чат-бот – помощник бухгалтера или как мы помогли большой компании быстро получать сканы первичных документов, не используя электронную почту
Ситуация
У Группы компаний (около 300 точек розничной торговли) первичные документы ежедневно в большом объеме присылались в бухгалтерию в виде сканов по электронной почте. К чему это приводило:
Во-первых, почта не всегда могла пропустить нужное количество документов из-за тяжести сканов. Во-вторых, бухгалтерия получала огромное количество писем с вложениями разных документов и тратила большое количество времени на их разбор, сортировку и учет.
В результате многие письма не доходили, скорость обработки документов была низкая. Часто документы признавались в учете с большой задержкой.
Что и как было сделано
Был разработан чат-бот на основе одного из мессенджеров, позволяющий точкам быстро отправлять файлы в определенном разрешенном формате.
Настройки бота были сделаны таким образом, чтобы «прилетающие» из него документы «складывались» в специальном хранилище автоматически в разные папки по разным точкам, с которыми далее мог работать бухгалтер.
В папках документы также распределялись автоматически по датам и видам документов.
Бухгалтерии была предоставлена возможность создания дополнительных папок в хранилище, например, «отработанные документы» - те, которые уже были проведены в учете после работы бухгалтера с ботом.
