Ситуация
Крупная производственно-логистическая компания демонстрировала уверенный рост: годовая выручка выросла на 40%, а штат сотрудников увеличился с 150 до 230 человек за два года. Однако параллельно с ростом бизнеса росла и стоимость содержания бухгалтерии: фонд оплаты труда (ФОТ) отдела вырос на 25%, постоянно возникала потребность в найме новых сотрудников для обработки растущего объема операций, росли трудозатраты на кадровые услуги.
Руководство не понимало, чем обусловлен такой рост затрат. Формально отдел справлялся: отчеты сдавались в срок, платежи поставщикам выполнялись без задержек. Создалась иллюзия, что «всё хорошо», но финансовый директор видел, что пропорция затрат на финансовый блок стала неадекватно высокой относительно оборота компании.
Задача
Клиент пришел к специалистам Бридж Групп с вопросами:
- Почему при росте бизнеса на 40% нам нужно на 25% больше бухгалтеров?
- Где эти «узкие места», которые тормозят процессы?
- Почему штат бухгалтерии растет, но при этом она постоянно работает в авральном режиме?
Что и как было сделано
Наши эксперты провели комплексную диагностику всех процессов бухгалтерского учета с помощью внедрения инструментов процессного анализа, основанного на принципе соответствие проблемы и решения.
Диагностика и тайминг
Эксперты ввели тайминг сотрудников (журнал учета рабочего времени), разбивая день на задачи для понимания реально затраченного времени. На основе сбора данных у клиента о количестве и типах выполняемых операций:
- Количество выставленных счетов в месяц;
- Количество обработанных первичных документов;
- Количество платежных поручений и времени работы в клиент-банке;
- Количество обработанных актов сверок с контрагентами.
Выявленные проблемы
- Неэффективные и ручные процессы: дублирование функций, отсутствие автоматизации, ручной перенос данных из CRM в 1С, формирование отчетов через Excel.
- Отсутствие четкого распределения зон ответственности: задачи «зависали в воздухе», выполнялись по остаточному принципу, регламенты отсутствовали.
- Слабое взаимодействие с другими подразделениями: бухгалтерия работала как «черный ящик», смежные отделы не понимали запросов, отсутствовала проактивность.
- Бумажный документооборот: стал системным ограничителем роста, создавая операционные задержки и риски.
Дорожная карта: Автоматизация и ЭДО
Внедрение API-интеграций между CRM и 1С для автоматического выставления счетов. Перевод обмена документами с ключевыми контрагентами в ЭДО с настройкой автоматической синхронизации с 1С. Это исключит бумажные издержки, трансформирует бизнес-процессы, ускорит сделки и повысит прозрачность.
Реструктуризация и единый канал запросов
- Передача функций учета и обработки первичной документации на аутсорсинг. Высвобождение финансового директора для переключения на анализ и стратегию.
- Создание регламентов для менеджеров по заполнению первичных документов (снижение ошибок в 2 раза).
- Все запросы в бухгалтерию направлять через Битрикс24 путем создания задач с указанием сроков. Это сократит время ответов и снизит напряженность между отделами.
Результат
Итог проекта
Проект трансформации бухгалтерии у клиента стал наглядным примером того, что современная бухгалтерия — это стратегический актив, а цифровая трансформация финансовой функции является одним из самых эффективных и быстро окупаемых направлений развития для любой растущей компании.
Для клиента итогом проекта стало не только сокращение издержек, но и обретение мощного инструмента управления в лице обновленной финансовой команды. Сегодня бухгалтерия — это не отдел, который сообщает о затратах, а партнер, который показывает, как их превратить в инвестиции и прибыль.
Получите бесплатную консультацию по Вашему вопросу прямо сейчас