Ситуация
В компании согласование сложных договоров проходило в несколько этапов. Документ последовательно направлялся ответственным сотрудникам, после проверки мог возвращаться на доработку, а затем снова проходить согласование.
Основная сложность заключалась в том, что работа с документами велась через электронную почту. После нескольких циклов правок у участников процесса накапливались разные версии одного договора. Из переписки было сложно быстро понять, какая редакция актуальна, кто сейчас должен согласовать документ и на каком этапе находится работа.
Чем больше участников было вовлечено в согласование, тем сложнее становилось контролировать процесс. Чтобы восстановить его текущий статус, приходилось обращаться к переписке и проверять, кому и когда была направлена очередная версия документа.
В результате согласование договора занимало в среднем 10 дней. Компании требовался единый процесс, в котором движение документа, его версии и текущие ответственные были бы видны непосредственно в системе.
Задача
Настроить автоматизацию согласования договоров в Битрикс24 и создать многоуровневый процесс, который позволит контролировать:
- последовательность согласования;
- актуальную версию договора;
- сроки прохождения документа;
- уведомления ответственных сотрудников;
- текущий этап и историю согласования.
Задача состояла не просто в переносе существующего процесса в Битрикс24. Нужно было выстроить его так, чтобы система сама направляла договор по заданному маршруту, а участникам не приходилось вручную выяснять, кому передавать документ дальше и какая его версия является рабочей.
Что и как было сделано
1. Маршрут согласования
В Битрикс24 настроили установленную последовательность прохождения договора между согласующими сотрудниками. Теперь документ автоматически движется по заданному маршруту. После завершения одного этапа он переходит к следующему ответственному сотруднику в соответствии с настроенной логикой согласования. Такой подход делает процесс последовательным и управляемым. Участникам не нужно каждый раз вручную определять, кому передавать договор дальше: маршрут уже задан в системе. Особенно это важно для сложных договоров, которые проходят несколько этапов проверки и могут возвращаться на доработку. Автоматизированный маршрут позволяет сохранить общую логику процесса даже после внесения изменений в документ.
2. Версионирование
Отдельное внимание уделили контролю версий документов в Битрикс24. Раньше разные редакции договора пересылались по электронной почте. При нескольких циклах согласования это создавало риск работы не с той версией: сотруднику приходилось самостоятельно проверять переписку и определять, какой файл является последним. После автоматизации версии документа сохраняются в системе. Участники процесса могут работать с актуальной редакцией и при необходимости видеть историю изменений. Это снимает одну из основных проблем многоэтапного согласования. Вместо нескольких файлов в разных письмах компания получает единое место работы с договором и понятную историю его изменений.
3. Уведомления и контроль
Чтобы документ не зависал между этапами, в процесс встроили уведомления. Когда сотруднику необходимо согласовать договор или внести изменения, он получает соответствующее уведомление в системе. Ответственному не приходится самостоятельно отслеживать появление нового документа в цепочке электронной переписки.
В карточке договора собрана информация, которая позволяет контролировать ход согласования: на каком этапе находится договор, кто сейчас отвечает за согласование, как проходило согласование ранее. Вместо поиска информации в письмах текущий статус документа можно определить непосредственно в Битрикс24.
Результат
Получите бесплатную консультацию по Вашему вопросу прямо сейчас
Индивидуальные проекты в Битрикс24
Автоматизация сложных бизнес-процессов, настройка маршрутов согласования и интеграция с документами. Создаем решения под специфику вашей компании.
Подробнее о услуге →