Скорость и точность исполнения внутренних запросов в компании напрямую влияют на общую операционную эффективность. Особенно это критично для ключевых подразделений, таких как финансовый отдел, задачи которого часто блокируют работу других служб.
В этой статье расскажем, как с помощью автоматизации в Битрикс24 мы решили острые проблемы финансового отдела нашего клиента.
Ситуация
Компания столкнулась с двумя системными проблемами в работе финансового отдела:
- Сотрудники компании создавали заявки для финансового отдела, многие из которых либо не относились к нему (например, вопросы по кадрам), либо были сформулированы размыто. Это создавало хаос, тратило время сотрудников на ручную сортировку и выяснение сути задач.
- Задачи без четкого исполнителя и срока «висели» в общем пуле. Сотрудники отдела не брали их в работу, надеясь, что это сделает кто-то другой. Сроки исполнения либо не указывались, либо были произвольными, что делало любой запрос непредсказуемым.
В результате начались задержки в критически важных процессах, которые вызывали недовольство сотрудников – внутренних заказчиков, а у руководителя отсутствовала объективная картина по нагрузке в отделе.
Задача
Разработать и внедрить в Битрикс24 четкий, регламентированный бизнес-процесс «Заявка в финансовый отдел», который:
- Автоматически фильтрует входящие обращения.
- Назначает ответственного исполнителя.
- Фиксирует реалистичные сроки на каждый тип задачи.
- Обеспечивает прозрачность оценки загруженности сотрудников для руководителя.
Что и как было сделано
Наша команда разработала и внедрила в Битрикс24 бизнес-процесс, который включает:
1. Определение темы
Мы детально проанализировали все возможные типы обращений в финансовый отдел и создали их четкую иерархическую классификацию. Теперь сотрудник, создающий заявку, не пишет тему вручную, а выбирает ее из выпадающего списка. Это сразу отсекает нерелевантные запросы и точно определяет суть проблемы.
2. Назначение ответственного и контроль сроков
При выборе конкретной темы в процессе срабатывают автоматические правила: задача назначается на конкретного сотрудника, заранее закрепленного за этим направлением работы. Исчезла возможность «сделать вид, что не заметил» — задача приходит персонально. Для каждой темы финансовый директор установил срок исполнения. Теперь система автоматически ставит крайний срок.
3. Прозрачность для руководства
Для финансового директора и сотрудников отдела мы настроили групповой канбан. На нем в реальном времени отображается: количество задач у каждого сотрудника (в работе, просроченных, новых), общая нагрузка по отделу и статус по каждой заявке.
Результат
Готовы обсудить, как мы можем автоматизировать процессы в вашей компании?
