Ситуация
Бумажные отчеты, потерянные заявки и постоянные вопросы в чатах — знакомые боли многих компаний, где процессы командировок не автоматизированы. В этом кейсе мы расскажем, как мы внедрили в Битрикс24 удобный бизнес-процесс, который сэкономил время сотрудников, бухгалтерии, кадров и отдела АХО нашего клиента.
Процесс организации командировки был хаотичным и выглядел так: сотрудник, планируя поездку, писал личное сообщение руководителю в чат. После устного согласования та же история повторялась с отделом АХО для бронирования гостиницы и с кадрами для оформления приказа. Бухгалтерия ждала бумажные чеки, чтобы провести компенсацию.
Проблема
Такой подход создавал массу трудностей для всех участников:
- Для руководителей отделов: Заявки терялись в потоке сообщений. Не было единой истории поездок, чтобы отслеживать, куда, когда и с какой целью ездили сотрудники. Чтобы найти информацию, приходилось делать запросы в смежные отделы.
- Для отдела АХО: В чатах приходилось вручную искать заявки на бронирование отелей и задавать десятки уточняющих вопросов, что отнимало много времени.
- Для отдела кадров: Не было централизованного учета. Часто приказы оформлялись с опозданием или не оформлялись вовсе, если сотрудник забывал сообщить о командировке.
- Для бухгалтерии: Процесс возмещения расходов был долгим. Нужно было собирать бумажные чеки, постоянно напоминать сотрудникам об их предоставлении. Не было прозрачной системы учета расходов.
- Для сотрудников: Было неудобно хранить и предоставлять бумажные чеки, а также отслеживать статус компенсации.
Задача
Создать в Битрикс24 единый автоматизированный бизнес-процесс для оформления командировок, который:
- Централизует все заявки и уведомления;
- Обеспечивает прозрачное и быстрое согласование;
- Автоматически ставит задачи в нужные отделы (кадры, АХО, бухгалтерию);
- Создает единое хранилище для всех документов по командировкам (приказы, чеки);
- Фиксирует всю историю и аналитику по поездкам для отчетности.
Что и как было сделано
Мы разработали и внедрили в Битрикс24 гибкий бизнес-процесс с двумя сценариями: для однодневных и многодневных командировок.
Шаг 1: Заявка
Сотрудник запускает процесс и указывает тип командировки (однодневная или многодневная), цель поездки, даты и город.
Шаг 2: Согласование
Заявка автоматически отправляется на согласование непосредственному руководителю.
Шаг 3: Автоматизация для отделов
- Для отдела АХО: при необходимости бронирования гостиницы автоматически формируется задача с уже заполненными полями.
- Для отдела кадров: после согласования приходит задача на формирование приказа.
- Для бухгалтерии: система автоматически ставит задачу на ознакомление с информацией о поездке.
Шаг 4: После поездки
Система ставит сотруднику задачу приложить чеки на его личный диск. Для многодневных поездок автоматически создаются две финальные задачи в бухгалтерию: на возмещение расходов и на начисление суточных.
Результаты
Этот кейс наглядно показывает, как грамотный подход к автоматизации внутренних процессов повышает эффективность работы каждого сотрудника и компании в целом.
Получите бесплатную консультацию по Вашему вопросу прямо сейчас
